Was ist Corporate Car Sharing?

Corporate Car Sharing bezeichnet die gemeinschaftliche, bedarfsgerechte Nutzung von Firmenfahrzeugen durch Mitarbeitende. Statt fest zugeordneter Autos werden Poolfahrzeuge gebucht und geteilt. Mit Commander reservieren Mitarbeitende Fahrzeuge – und auf Wunsch auch Maschinen oder andere Objekte – digital; alle Nutzungsdaten laufen zentral zusammen.

Welche Vorteile bietet Corporate Car Sharing für Unternehmen?

Weniger Fahrzeuge bei gleicher Mobilität: Das senkt Anschaffungs- und Wartungskosten und reduziert den CO₂-Ausstoß durch bessere Auslastung. Gleichzeitig steigen Transparenz und Planbarkeit, und die datenbasierte Auswertung liefert konkrete Handlungsempfehlungen für die Poolgröße.

Wann lohnt sich Corporate Car Sharing?

Besonders dann, wenn Mitarbeitende nicht durchgängig mobil sein müssen oder die Fahrzeugauslastung niedrig ist. In solchen Fällen ersetzt ein kleiner, gut ausgelasteter Pool viele selten genutzte Einzelfahrzeuge – gerade in Ballungsräumen in Österreich, Deutschland und der Schweiz.

Wie funktioniert Corporate Car Sharing praktisch?

Mitarbeitende buchen ein Fahrzeug über Commander oder die R-DRIVE App, entnehmen den Schlüssel kontaktlos aus dem Schlüsselkasten und fahren los. Das digitale Fahrtenbuch wird automatisch geführt, Kosten werden der richtigen Kostenstelle zugeordnet. Buchungen laufen wahlweise mit oder ohne Freigabe.

Welche Fahrzeuge und Objekte eignen sich?

Neben Pkw lassen sich Transporter, E-Fahrzeuge, Fahrräder und E-Bikes einbinden. Das Buchungsmodul eignet sich ebenso für die Reservierung von Maschinen und Assets sowie für interne Vermietungsprozesse.

Lässt sich Corporate Car Sharing mit klassischen Dienstwagen kombinieren?

Ja. Poolfahrzeuge und fest zugeordnete Dienstwagen werden im selben System verwaltet. So verbinden Sie beide Modelle mit voller Transparenz über alle Fahrzeugnutzungen.

Welche rechtlichen und steuerlichen Aspekte sind zu beachten?

Relevant sind vor allem klare Nutzungsvereinbarungen, ausreichender Versicherungsschutz sowie die korrekte steuerliche Behandlung der privaten Nutzung (geldwerter Vorteil). Das integrierte digitale Fahrtenbuch dokumentiert geschäftliche und private Fahrten sauber getrennt und unterstützt die Nachweisführung.

Wie funktioniert die kontaktlose Schlüsselübergabe?

Über einen intelligenten Schlüsselkasten (z. B. TRAKA): Eine bestätigte Buchung gibt den passenden Schlüssel zur Startzeit frei und sperrt ihn bei Rückgabe wieder. Der Zugriff erfolgt per RFID-Chip oder Nummerncode, rund um die Uhr und nur im gebuchten Zeitraum.

Wie werden Kosten den Kostenstellen zugeordnet?

Jede Buchung wird dem jeweiligen Mitarbeiter, der Abteilung und der hinterlegten Kostenstelle zugeordnet. Die während der Buchung erfassten Fahrtdaten stehen anschließend für die Abrechnung zur Verfügung. So lassen sich Fahrzeugnutzung und Kosten eindeutig zuordnen – ohne Buchungen und Fahrten am Monatsende manuell zusammenzuführen.

Wo werden meine Daten gespeichert?

In einer Private Cloud bei conova in Salzburg, Österreich – DSGVO-konform. Standardmäßig 12 Monate, auf Wunsch länger.

Corporate Car Sharing — Poolfahrzeuge buchen & verwalten

Die Herausforderung

Ein Poolfuhrpark basiert häufig auf Annahmen: Jemand geht davon aus, dass das Fahrzeug bis Mittag zurück ist. Jemand erwartet, dass der Schlüssel im Kasten liegt. Stimmt das nicht, beginnt die Suche – und der Verwaltungsaufwand steigt.

Buchungschaos ohne System

Gemeinsame Kalender und Schlüsselkästen stoßen bei der Verwaltung von Poolfahrzeugen schnell an ihre Grenzen. Doppelbuchungen, kurzfristige Änderungen und verspätete Rückgaben erschweren die tägliche Planung.

Keine Übersicht, wer welches Fahrzeug hat

Fahrzeuge stehen ungenutzt, während Mitarbeiter auf ein verfügbares Fahrzeug warten. Wo ist das Fahrzeug gerade, wer nutzt es und wann steht es wieder zur Verfügung? Ohne zentrale Verwaltung fehlen verlässliche Antworten.

Kostenzuordnung wird zur Handarbeit

Am Monatsende müssen Fahrten, Buchungen und Kosten nachträglich zusammengeführt und den richtigen Kostenstellen zugeordnet werden. Fehlende oder unvollständige Daten machen die Abrechnung unnötig aufwendig.

Flottenplanung ohne verlässliche Auslastungsdaten

Ohne Auslastungsdaten lässt sich schwer beurteilen, ob weitere Poolfahrzeuge benötigt werden oder vorhandene Fahrzeuge regelmäßig ungenutzt stehen. Damit fehlt eine verlässliche Grundlage für die Flottenplanung.

Poolfahrzeuge im Griff? In 30 Min. zeigen wir, wie.

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Digitale Schlüsselübergabe

Schlüssel sicher übergeben – rund um die Uhr, ohne persönliche Übergabe.

Der elektronische Schlüsselschrank macht die Fahrzeugübergabe unabhängig von Bürozeiten. Autorisierte Fahrer erhalten innerhalb ihres gebuchten Zeitraums Zugriff auf den reservierten Fahrzeugschlüssel – per RFID-Chip oder Nummerncode. Ausgabe und Rückgabe werden automatisch dokumentiert.

Freigabe direkt mit der Buchung verknüpft

Eine bestätigte Buchung gibt den reservierten Fahrzeugschlüssel zum festgelegten Zeitpunkt frei. Jede Entnahme und Rückgabe wird dokumentiert und der jeweiligen Buchung zugeordnet.

Rund um die Uhr verfügbar

Fahrzeugschlüssel selbstständig abholen und zurückgeben – auch außerhalb der Bürozeiten. Kein Mitarbeiter muss für die Schlüsselübergabe vor Ort sein.

TRAKA direkt in Commander integriert

Die elektronischen Schlüsselschränke von TRAKA sind direkt mit Commander verbunden. Buchung und Schlüsselverwaltung greifen so in einem durchgängigen Prozess ineinander.

„Wir bei TRAKA-Deutschland freuen uns über die Integration unserer digitalen Touch-Schlüsselschränke und Touch-Fachanlagen in die Rosenberger Telematik-Anwendung. Die Kombination meistert problemlos alle branchenspezifischen Herausforderungen und verbessert Unternehmensprozesse nachhaltig." — Dipl.-Ing. Friedel Hacker, Geschäftsführer TRAKA-Deutschland

Alles in einer Software: Commander

Ein System für Buchung, Schlüssel, Fahrtenbuch und Abrechnung.

Poolfahrzeuge und Firmenfahrzeuge werden gemeinsam in Commander verwaltet – vom klassischen Dienstwagen bis zum gemeinsam genutzten Poolfahrzeug. Auch Transporter, E-Fahrzeuge, Fahrräder und weitere buchbare Ressourcen lassen sich einbinden. Webbasiert, ohne lokale Installation, DSGVO-konform und mit Hosting in Österreich.

Digitale Buchung per Web oder App

Fahrzeuge über Commander oder die R-DRIVE App reservieren. Der Buchungskalender zeigt Verfügbarkeit und Standorte auf einen Blick und ermöglicht die direkte Auswahl des passenden Fahrzeugs.

Doppelbuchungen ausgeschlossen

Pro Fahrzeug und Fahrer ist jeweils nur eine aktive Buchung möglich. Überschneidungen werden automatisch verhindert – ohne manuelle Kontrolle.

Rollen & Berechtigungen

Buchungen können direkt erfolgen oder eine Freigabe durch den zuständigen Koordinator erfordern. Wer Fahrzeuge buchen, Buchungen einsehen oder verwalten darf, lässt sich individuell festlegen.

Standorte & Fahrzeuggruppen

Fahrzeuge und andere buchbare Ressourcen lassen sich Standorten, Abteilungen oder Nutzergruppen zuordnen. So sehen Nutzer nur die Fahrzeuge und Ressourcen, die für sie relevant sind.

Kosten automatisch zuordnen

Buchungen werden Mitarbeitern, Abteilungen und Kostenstellen zugeordnet. Fahrtdaten stehen für die Abrechnung direkt zur Verfügung und reduzieren den manuellen Aufwand bei der monatlichen Kostenverteilung.

Auslastung im Blick

Commander zeigt, welche Fahrzeuge häufig genutzt werden, wo Kapazitäten frei bleiben und wann die Nachfrage besonders hoch ist. Damit lässt sich der Fahrzeugpool auf Basis tatsächlicher Nutzung planen.

Jede Buchung nachvollziehbar

Wer hat welches Fahrzeug wann und wie lange gebucht? Buchungszeitraum, tatsächliche Abfahrt und Rückkehr, gefahrene Strecke und Zuordnung werden dokumentiert. Auch verspätete Rückgaben bleiben nachvollziehbar.

Schnittstellen für bestehende Systeme

Über die REST-API lässt sich Commander mit ERP-, HR- und Abrechnungssystemen verbinden. So können Buchungs- und Fahrzeugdaten in bestehende Prozesse integriert werden.

Benachrichtigungen & Buchungshistorie

Automatische E-Mails informieren über neue Buchungen, Änderungen und Stornierungen. Die Historie dokumentiert, wer eine Buchung erstellt oder zuletzt geändert hat.

Return on Investment

Kennen Sie Ihre Zahlen,
bevor Sie entscheiden.

Die meisten Flotten amortisieren die gesamten Commander-Kosten innerhalb von 6 bis 12 Monaten. Kraftstoffeinsparungen, weniger Leerlauf, eine bedarfsgerechte Poolgröße und automatisierte Dokumentation summieren sich schnell.

~12% weniger Kraftstoff im Schnitt

3–5 h weniger Verwaltung pro Fahrzeug/Monat

<12 Mo typische Amortisationszeit

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Vertrauen im Poolfahrzeug- & Reservierungsmanagement

Bereit, den Poolfuhrpark zu digitalisieren?

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Commander Apps

Vier Apps erweitern Commander gezielt für Fuhrparkleiter, Fahrer, Servicetechniker und Asset-Verantwortliche – verfügbar für iOS und Android.

R-COCKPIT Fuhrpark im Blick

Echtzeit-Karte, aktive Warnmeldungen und wichtige Kennzahlen direkt auf dem Smartphone. Die wichtigsten Commander-Informationen jederzeit verfügbar – auch unterwegs.

R-DRIVE Der digitale Beifahrer

Digitales Fahrtenbuch, automatische Fahrterfassung und geschützte Privatfahrten in einer App. Finanzamtkonform, einfach zu bedienen und jederzeit verfügbar.

R-SERVICE Service digital dokumentieren

Geführte Installations- und Serviceprozesse, digitale Protokolle und Unterschriften direkt vor Ort erfassen. Alle Daten werden in Echtzeit mit Commander synchronisiert.

R-BEACON Beacon-basierte Asset-Ortung

Werkzeuge, Kleingeräte und Container lassen sich mit energieeffizienten Beacons einfach erfassen. Die stromsparende Technologie ermöglicht die Zuordnung und Verwaltung von Assets – ohne separate GPS-Hardware.

FAQ

Was ist Corporate Car Sharing?

Corporate Car Sharing bezeichnet die gemeinschaftliche, bedarfsgerechte Nutzung von Firmenfahrzeugen durch Mitarbeitende. Statt fest zugeordneter Autos werden Poolfahrzeuge gebucht und geteilt. Mit Commander reservieren Mitarbeitende Fahrzeuge – und auf Wunsch auch Maschinen oder andere Objekte – digital; alle Nutzungsdaten laufen zentral zusammen.
Welche Vorteile bietet Corporate Car Sharing für Unternehmen?

Weniger Fahrzeuge bei gleicher Mobilität: Das senkt Anschaffungs- und Wartungskosten und reduziert den CO₂-Ausstoß durch bessere Auslastung. Gleichzeitig steigen Transparenz und Planbarkeit, und die datenbasierte Auswertung liefert konkrete Handlungsempfehlungen für die Poolgröße.
Wann lohnt sich Corporate Car Sharing?

Besonders dann, wenn Mitarbeitende nicht durchgängig mobil sein müssen oder die Fahrzeugauslastung niedrig ist. In solchen Fällen ersetzt ein kleiner, gut ausgelasteter Pool viele selten genutzte Einzelfahrzeuge – gerade in Ballungsräumen in Österreich, Deutschland und der Schweiz.
Wie funktioniert Corporate Car Sharing praktisch?

Mitarbeitende buchen ein Fahrzeug über Commander oder die R-DRIVE App, entnehmen den Schlüssel kontaktlos aus dem Schlüsselkasten und fahren los. Das digitale Fahrtenbuch wird automatisch geführt, Kosten werden der richtigen Kostenstelle zugeordnet. Buchungen laufen wahlweise mit oder ohne Freigabe.
Welche Fahrzeuge und Objekte eignen sich?

Neben Pkw lassen sich Transporter, E-Fahrzeuge, Fahrräder und E-Bikes einbinden. Das Buchungsmodul eignet sich ebenso für die Reservierung von Maschinen und Assets sowie für interne Vermietungsprozesse.
Lässt sich Corporate Car Sharing mit klassischen Dienstwagen kombinieren?

Ja. Poolfahrzeuge und fest zugeordnete Dienstwagen werden im selben System verwaltet. So verbinden Sie beide Modelle mit voller Transparenz über alle Fahrzeugnutzungen.
Welche rechtlichen und steuerlichen Aspekte sind zu beachten?

Relevant sind vor allem klare Nutzungsvereinbarungen, ausreichender Versicherungsschutz sowie die korrekte steuerliche Behandlung der privaten Nutzung (geldwerter Vorteil). Das integrierte digitale Fahrtenbuch dokumentiert geschäftliche und private Fahrten sauber getrennt und unterstützt die Nachweisführung.
Wie funktioniert die kontaktlose Schlüsselübergabe?

Über einen intelligenten Schlüsselkasten (z. B. TRAKA): Eine bestätigte Buchung gibt den passenden Schlüssel zur Startzeit frei und sperrt ihn bei Rückgabe wieder. Der Zugriff erfolgt per RFID-Chip oder Nummerncode, rund um die Uhr und nur im gebuchten Zeitraum.
Wie werden Kosten den Kostenstellen zugeordnet?

Jede Buchung wird dem jeweiligen Mitarbeiter, der Abteilung und der hinterlegten Kostenstelle zugeordnet. Die während der Buchung erfassten Fahrtdaten stehen anschließend für die Abrechnung zur Verfügung. So lassen sich Fahrzeugnutzung und Kosten eindeutig zuordnen – ohne Buchungen und Fahrten am Monatsende manuell zusammenzuführen.
Wo werden meine Daten gespeichert?

In einer Private Cloud bei conova in Salzburg, Österreich – DSGVO-konform. Standardmäßig 12 Monate, auf Wunsch länger.

Recht & Steuer

Corporate Car Sharing rechtssicher einführen?

Vor dem Start sollten einige rechtliche und steuerliche Punkte geklärt werden. Ein durchgängiges Buchungs- und Dokumentationssystem schafft dafür eine verlässliche Datengrundlage.

Rechtliche Aspekte

Vertragliche Regelungen: Nutzungsberechtigung, Rückgabe, Verantwortlichkeiten und eine mögliche private Nutzung klar regeln.
Versicherung: Prüfen, welche Fahrer und Nutzungsarten vom Versicherungsschutz umfasst sind und wie Haftungsfragen geregelt werden.
Carsharinggesetz (CsgG): Das Gesetz betrifft insbesondere Carsharingangebote für eine unbestimmte Anzahl von Nutzern und die damit verbundenen Bevorrechtigungen im öffentlichen Straßenraum. Rein internes Corporate Car Sharing fällt daher typischerweise nicht unter diese Definition.
Buchung & Dokumentation: Ein nachvollziehbares Buchungssystem dokumentiert Nutzung und Fahrzeugzuordnung und unterstützt die Trennung geschäftlicher und privater Fahrten.

Steuerliche Aspekte

Betriebliche und private Nutzung: Werden Pool- oder Firmenfahrzeuge auch privat genutzt, kann dies steuerliche Auswirkungen haben. Die konkrete Behandlung hängt von der jeweiligen Nutzung und Überlassung ab.
Private Nutzung & Lohnsteuer: Die private Nutzung eines Firmenwagens durch Arbeitnehmer kann einen steuerpflichtigen geldwerten Vorteil darstellen. Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch kann zur Ermittlung des privaten Nutzungsanteils herangezogen werden.
Abrechnung & Nachweis: Geschäftliche und private Fahrten nachvollziehbar dokumentieren und für die weitere Abrechnung bereitstellen.

Digitales Fahrtenbuch – finanzamtkonforme Dokumentation

Diese Hinweise dienen der allgemeinen Orientierung und ersetzen keine Rechts- oder Steuerberatung.

In einer 30-minütigen Demo zeigen wir Ihnen, wie digitale Buchung, digitale Schlüsselübergabe, Kostenstellen-Zuordnung und Auslastungsanalyse in Commander zusammenspielen – vom Reservieren bis zur Abrechnung.

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