Ratgeber: Nutzung von Firmenfahrzeugen im Bauwesen – Sachbezug und Fahrtkostenvergütung optimal gestalten

  

Sachbezug: Modelle in Österreich und Deutschland

Die Nutzung von Pritschen- und Kastenwagen durch Mitarbeiter im Bauwesen wirft häufig Fragen zur steuerlichen Behandlung und der Fahrtkostenvergütung auf. Eine präzise Unterscheidung zwischen Dienst- und Privatfahrten ist hierbei entscheidend. In diesem Ratgeber erfahren Sie, wie Sie in Österreich und Deutschland von den Regelungen zum Sachbezug profitieren können und welche Bestimmungen Sie beachten sollten.

  

Dienstreisen oder Privatfahrten?

In Österreich:

Gemäß den aktuellen Bestimmungen werden Fahrten von der Wohnung zu Baustellen als Dienstreisen gewertet und gelten somit als betriebliche Fahrten. Wichtig zu beachten ist, dass die Fahrt zum Firmenstandort jedoch immer als Privatfahrt zählt, mit Ausnahme der Fahrt mit einem “Fiskal-Lkw”. Dies hat unmittelbare Auswirkungen auf die steuerlichen Konsequenzen.

Steuertipp: Fiskal Lkw

Der "Fiskal-Lkw" bietet verschiedene steuerliche Begünstigungen:

  • Vorsteuerabzug
  • Kürzere Abschreibungsdauer
  • Begünstigtes Wirtschaftsgut für investitionsbedingten Gewinnfreibetrag

In Deutschland:

Fahrten von der Wohnung zu Baustellen werden ebenfalls als betriebliche Fahrten behandelt. Diese sind steuerfrei, solange kein geldwerter Vorteil für private Nutzung vorliegt. Fahren Mitarbeiter jedoch zur Betriebsstätte oder unternehmen reine Privatfahrten, zählen diese als private Nutzung.

 

Privatfahrten und Sachbezüge

Die größte Herausforderung besteht, wenn Mitarbeiter auch privat mit dem Firmenfahrzeug fahren. In beiden Ländern gibt es Regelungen zur Handhabung:

 

Österreich - Mini-Sachbezug:

Wenn die privat gefahrenen Kilometer im Monat sehr gering sind, kann der Mini-Sachbezug in Anspruch genommen werden. Dieser erlaubt es Mitarbeitern, einen kleinen Betrag zu zahlen, was ihnen den Freiraum für bis zu 250 Kilometer privat im Monat eröffnet. Solange die privat gefahrenen Kilometer in einem angemessenen Rahmen bleiben, profitieren sowohl das Unternehmen als auch der Mitarbeiter von dieser Regelung. Ohne den Sachbezug wäre eine Privatnutzung des Fahrzeugs, auch für Fahrten zum Firmenstandort und zurück, nicht möglich.

Deutschland - Besteuerung der privaten Nutzung:

In Deutschland wird die private Nutzung von Firmenfahrzeugen als geldwerter Vorteil behandelt und ist lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig. Hier gibt es zwei gängige Methoden zur Bewertung:

  1. 1 %-Regelung: Die direkte Pauschalmethode, die auf 1 % des Bruttolistenpreises des Fahrzeugs pro Monat festgelegt wird, plus 0,03 % pro Entfernungskilometer zur Betriebsstätte.
  2. Fahrtenbuchmethode: Ein Fahrtenbuch, das die private und betriebliche Nutzung dokumentiert. Dies ist besonders vorteilhaft, wenn die private Nutzung gering ist.
  

Wichtig: Kein Sachbezug ohne private Nutzung

In beiden Ländern muss, wenn keine Privatfahrten erlaubt sind, dies klar dokumentiert werden (z. B. im Arbeitsvertrag oder durch eine Nutzungsvereinbarung). Nur so kann das Fahrzeug ausschließlich für betriebliche Fahrten genutzt werden. In Deutschland zählt die Nutzung für Fahrten zur Betriebsstätte in diesem Fall als private Nutzung, was nicht erlaubt ist.

 

Fazit: Werte schaffen durch kluge Fahrzeugnutzung

Die richtige Handhabung der Firmenfahrzeuge kann nicht nur zu einer besseren steuerlichen Situation für das Unternehmen führen, sondern auch den Mitarbeitern zugutekommen. Durch die gezielte Nutzung des Mini-Sachbezuges in Österreich oder der Fahrtenbuchmethode ermöglichen Sie eine gesteigerte Flexibilität und Attraktivität Ihres Angebots.

 

Wenn Sie Fragen zu diesem Thema haben oder mehr über unsere Lösungen zum Digitalen Fahrtenbuch erfahren möchten, stehen wir Ihnen jederzeit zur Verfügung. Gemeinsam schaffen wir Lösungen, die sowohl Ihre Effizienz steigern als auch Ihre Kosten senken.

 

Quellenverzeichnis:

  • Einkommensteuergesetz (EStG)
  • Lohnsteuer-Richtlinien (LStR)
  • Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs (BFH)
  • Informationen zur steuerlichen Behandlung von Sachbezügen in Österreich und Deutschland
  • WKO Sachbezug, WKO Fahrtkostenvergütung

 

  
  

Digitales Fahrtenbuch

Vergessen Sie langwierige Eintragungen, Fehlerquellen oder Nachvollziehen, was wann wo war. Das digitale Fahrtenbuch fährt einfach mit, registriert alles in Echtzeit und ist Finanzamt-konform. Privatfahrten? Kennt nur der Fahrer.

Fahrtenbuch Lösungen

  
  

Die Rechtsgrundlage für Fahrtenbücher in Österreich & Deutschland

§ 17 des Arbeitszeitgesetzes, BGBl. Nr. 461/1969, in der Fassung des Bundesgesetzes BGBl. Nr. 2/1975

§ 5. Der Arbeitgeber hat den zuständigen Behörden und deren Organen die aufzubewahrenden persönlichen Fahrtenbücher (persönlichen Wochenberichtsbücher) gegebenenfalls die Durchschriften der Wochenberichtsblätter sowie das Verzeichnis auf Verlangen zur Einsicht vorzulegen oder einzusenden. (Quelle: ris.bka.gv.at)

Das österreichische Finanzamt konzentriert sich seit geraumer Zeit verstärkt auf die Kontrolle von Fahrtenbüchern.

Gerade in Österreich sind die Regeln für das Führen eines Fahrtenbuchs streng:

  • Aufzeichnung aller Fahrten im Zuge von Dienstreisen sowie auch privater Fahrten.

    Beispiel: Private Fahrten werden oft nicht berücksichtigt, somit fehlen Fahrten in einem händisch geführten Fahrtenbuch.
     
  • Die Aufzeichnung von Datum, Ausgangs- und Zielpunkt, Zweck der Fahrt, Kilometerstand, gefahrener Kilometer.

    Beispiel: Die Fahrer eines Poolfahrzeuges vergessen Fahrten in ein händisches Fahrtenbuch einzutragen, somit ist die Zuordnung von Fahrer, Fahrt, Ausgangs- und Zielpunkt schwierig bis unmöglich.

(Quelle: usp.gv.at)

Elektronische Fahrtenbücher schaffen hierbei sicher und zuverlässig Abhilfe:

  • Automatische Aufzeichnung aller Fahrten
  • Einfache Zuordnung der Fahrten (Privat, Weg zur Arbeit, Betrieblich)
  • Downloadbare Berichte für das Finanzamt auf Knopfdruck

Nach § 31a Abs. 3 StVZO muss der Fahrzeughalter das Fahrtenbuch der anordnenden Stelle, oder einer von ihr bestimmten Stelle, auf Verlangen jederzeit zur Prüfung aushändigen. Außerdem muss es für sechs Monate nach Ablauf der Zeit, für die es geführt werden muss, aufbewahrt werden.

Es besteht keine Pflicht, das Fahrtenbuch mitzuführen. Allerdings ist dies wärmstens zu empfehlen, da bei einer Kontrolle andernfalls ein Fahrerwechsel schwer zu dokumentieren ist.

Mit unserem elektronischen Fahrtenbuch ist dieses Problem passé. Wir zeichnen alle Fahrten automatisch auf, somit sind Sie als Unternehmer und Ihre Fahrer vor rechtlichen Konsequenzen geschützt.

Im Sinne des Paragrafen 24 StVG nach den Paragrafen 31a, 69a StVZO i. V. m. 190 BKatV werden Verstöße als Ordnungswidrigkeit geahndet und es drohen Bußgelder:

  • Wenn der Fahrtenbuchhalter oder dessen Beauftragter (Bsp.: Fuhrparkmanager) das auferlegte Fahrtenbuch nicht ordnungsgemäß führt.

    Beispiel: Die Fahrer des Poolfahrzeuges vergessen öfter eine Fahrt einzutragen, dadurch fehlt in einem händischen Fahrtenbuch die Aufzeichnung einer bestimmten Fahrt. Die Zustimmung ist nicht mehr möglich – Bußgelder werden fällig.
     
  • Wenn ein Fahrtenbuch nicht ausgehändigt oder nicht aufbewahrt wird.

    Beispiel: Das händisch geschriebene Fahrtenbuch geht verloren, oder wird durch äußere Einflüsse unlesbar/zerstört.

Es drohen bei fahrlässiger Begehung jeweils Geldbußen bis zu 200 € pro Fall. Mit unserem elektronischen Fahrtenbuch müssen Sie sich über derartige Fälle keine Sorgen mehr machen.

  

Autor: Yvonne Wagner
Rosenberger Telematics, Marketing & PR 

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